Común o genérico son adjetivos que un buen número de personas asocian al puesto de auxiliar administrativo. Seguramente se tenga esta percepción por el hecho de que es necesario en múltiples compañías y entidades, tanto públicas como privadas. Sin embargo, si preguntas qué papel desempeña esta clase de trabajador, muchos no sabrán qué responderte. En estas líneas detallamos las funciones del auxiliar administrativo, qué responsabilidades tiene el cargo y todo lo que rodea a un empleo con buena empleabilidad, estabilidad laboral y un salario interesante.
¿Qué es un Auxiliar Administrativo?
Técnicamente, un auxiliar administrativo es un empleado con un cargo inferior y de asistencia al administrativo de cualquier organización. Como ves, la definición de qué es un auxiliar administrativo es muy genérica, ya que no especifica qué actividades concretas o en qué sectores se desempeña.
Esta definición tan amplia se debe a que las tareas de un auxiliar administrativo varían enormemente en función de la empresa o la entidad en la que trabaje. A su vez, estamos ante un puesto fundamental en numerosas organizaciones. Sobre todo, en empresas con grandes volúmenes de negocio o en instituciones en las que hay que gestionar muchos trámites y papeleos.
Por lo comentado en el párrafo anterior, es común encontrar auxiliares administrativos en la Administración Pública, ya sea en sanidad, en educación o en cualquier otro sector. A su vez, también las grandes empresas demandan el perfil de un auxiliar administrativo. Pero por esa diferencia entre los sectores, las actividades del auxiliar administrativo serán muy diferentes entre un campo y otro.
Funciones, tareas y responsabilidades de un Auxiliar Administrativo
En Euskal Opodis nos centramos en lo que nos toca de cerca. Es decir, en lo que hace un auxiliar administrativo que ha logrado una OPE de Auxiliar de Administrativo, aunque no distará mucho de las tareas a realizar en una empresa privada. Aun así, a continuación, explicamos algunas de las funciones como auxiliar administrativo de la Administración Pública.
1. Actualización y gestión de la agenda
Una de las principales actividades del auxiliar administrativo es gestionar las agendas día a día, ya sean propias, de superiores o de un departamento completo. También deberá actualizarlas con nuevas reuniones y eventos.
2. Atención de correos y llamadas
Responder y enviar correos electrónicos, así como atender llamadas telefónicas son tareas cotidianas que conllevan muchas horas. Ambas serán responsabilidad del auxiliar administrativo en un buen número de entidades.
3. Gestión de visitas presenciales
Gran parte de los negocios se han digitalizado y la atención al cliente se gestiona por esta vía. Sin embargo, aun hay muchos en los que la gestión de las visitas presenciales es esencial y es el auxiliar quien se ocupa de ellas.
4. Recepción de nuevos empleados
Aunque numerosas empresas cuentan con departamentos de Recursos Humanos que lo hacen, hay compañías y administraciones que asignan al auxiliar administrativo la función de dar la bienvenida e introducir a las incorporaciones.
5. Cálculos y procesos contables
Tener conocimientos de finanzas te dará más posibilidades de conseguir un puesto como asistente de administración. Esto se debe a que es probable que tengas que gestionar ciertos procesos contables y realizar cálculos financieros.
6. Recepción, emisión y gestión de documentos
En línea con la anterior tarea, también es común que no solo tengas que hacer cálculos, sino que te encargues de emitir y recibir las facturas. Y, aparte, gestionarlas con clientes y proveedores durante el proceso de pago o cobro.
7. Almacenamiento de archivos
A su vez, todos esos archivos, facturas, expedientes y documentos que llegan a una administración o empresa deben almacenarse correctamente para una hipotética gestión posterior.
8. Comunicaciones internas
Los auxiliares, en según qué empresas, también son los responsables de comunicar cualquier novedad o aviso a los diferentes equipos. Para ello te pedirán estar al día de lo que acontece en la empresa y en el sector.
9. Mantenimiento de equipos y mobiliario
Es una función propia de otra clase de perfiles laborales. Sin embargo, el controlar y velar por el buen uso de equipos, muebles y estancias también es otra tarea habitual y propia del puesto.
10. Dominio de nuevas tecnologías
Siguiendo con el punto anterior, es recomendable que el auxiliar administrativo domine las nuevas tecnologías y las herramientas digitales que se emplean en la empresa. El auxiliar administrativo de hoy y del mañana o es digital o no es.
11. Gestión de incidencias
Hacer frente a los imprevistos que vayan surgiendo y a las incidencias y averías que haya que solucionar, también suelen ser otra tarea más de los auxiliares administrativos.
12. Auxilio a superiores
Por último, como exige el término ‘auxiliar”, el asistente deberá atender y gestionar aquellas actividades que deleguen los administrativos en él, por el motivo que sea.
Tras explicar las funciones del auxiliar administrativo, podríamos adentrarnos en el sueldo de un auxiliar administrativo, lo que hay que estudiar para ser auxiliar administrativo, etcétera. Sin embargo, lo dejamos para otros artículos o para ese momento en el que quieras más información y te pongas en contacto con nosotros.
